¿Qué es una hoja de cálculo y cómo funciona?

Una hoja de cálculo es un tipo particular de software que te permite ingresar datos generalmente numéricos o de texto en celdas integrantes de una matriz de filas y columnas. Podrás almacenar, computar y analizar esos datos, crear resúmenes, modelos, gráficos e informes.

Las hojas de cálculo nos facilitan un montón de trabajo. Cómputos u operaciones altamente repetitivas pueden automatizarse a través de una hoja de cálculo ahorrándonos tiempo, esfuerzo y dinero.

El software de hojas de cálculo tiene historia, no son nada nuevos, han estado con nosotros unos 50 años.

La primera hoja de cálculo con aplicación al comercio y las empresas fue VisiCalc, la cual, ganó amplia aceptación desde su creación en 1979 hasta mediados de los 80 principalmente como herramienta para tareas contables, presupuesto y facturación.

Microsoft Excel es la herramienta de hoja de cálculo que domina el mercado, aunque para el tiempo de su creación Lotus 1-2-3 y Quatro Pro eran los líderes del negocio. Otras alternativas actuales a Excel son Google Docs que se ejecuta la web y Apache Open Office Calc aunque existen muchas otras.

Los software de hojas de cálculo han encontrado gran aceptación en empresas, ambientes académicos y en los hogares. Para Azcentral.com hoy en día es muy extraño encontrar una empresa donde no se haga un uso literal de una hoja de cálculo, por pequeña que sea.

Las hojas de cálculo, sus aplicaciones y complementos tienen usos cada vez más ilimitados. Conozcamos cierto detalle sobre qué es la hoja de cálculo, para qué sirve y cómo funciona.

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¿Qué es la hoja de cálculo y por qué es importante?

Una hoja de cálculo es un tipo particular de software que posee forma de matriz o arreglo de filas y columnas contentivo de celdas, permite al usuario ingresar información, ejecutar funciones y fórmulas, realizar cálculos, análisis simples o complejos, elaborar gráficos y modelos, así como automatizar cómputos repetitivos.

Nuestros amigos de Bizfluent.com nos comentan que una hoja de cálculo es un “documento electrónico” que hace uso de filas y columnas para almacenar y manipular datos.

El software de hoja de cálculo se inspira en el libro mayor u hoja de trabajo en papel de un contador. El cruce o intercepción de filas con columnas determina las celdas que son una “unidad básica” de información para alojar datos numéricos, de texto, fórmulas y funciones.

En su expresión más simple las primeras hojas de cálculo permitían visualizar un pequeño grupo de datos, generalmente numéricos, presentados en filas y columnas.

Hoy en día los tipos de software de hojas de cálculo van mucho más allá, son herramientas que conectan conjuntos de miles o millones de datos con cómputos avanzados permitiendo cálculos sofisticados, modelos, pronósticos, análisis estadísticos, gráficos y resúmenes en apoyo a la toma de decisiones.

Para presentar reportes o cifras numéricas, elaborar un gráfico, formular un presupuesto, facturas, estados financieros, análisis estadísticos; la hoja de cálculo está a la altura de cualquiera de estas actividades y da para más.

Los reportes de las hojas de cálculo son fáciles de editar, se actualizan con un clic, exentos de los errores de un cómputo manual, se pueden organizar y analizar con rapidez y son muy visuales a manera de tablas y gráficos.

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¿Para qué sirve la hoja de cálculo?

Las funciones, usos y aplicaciones de las hojas de cálculo son ilimitados. Cualquier área del conocimiento puede hacer uso de las hojas de cálculo para la aplicación de métodos cuantitativos de análisis de datos.

Estadísticas, pronósticos, simulaciones, cuadros resúmenes, gráficos diversos son todas tareas que se pueden desarrollar con este tipo de software.

Aunque el uso de las hojas de cálculo puede ser un tanto más simple como ingresar unos datos, realizar cálculos aritméticos (simples sumas y restas) y presentar un resultado, ejemplo de ello cuando elaboramos nuestro balance personal o nuestra relación de ingresos y gastos.

Una lista breve y no exhaustiva de los usos de una hoja de cálculo puede ser:

• Elaboración de presupuestos: institucionales, empresariales, domésticos.
• Elaboración y presentación de estados financieros.
• Planificación y modelado de escenarios de ventas, costos, mercadeo.
• Facturación.
• Cálculo de nómina.
• Predicciones, pronósticos y simulaciones.
• Cronogramas, seguimiento y control de proyectos.
• Operaciones aritméticas
• Análisis económicos y econométricos
• Modelos financieros y análisis financiero
• Análisis estadísticos descriptivos e inferenciales (complemento análisis de datos).
• Aplicaciones de investigación de operaciones (complemento Solver)
• Creación de gráficos: dispersión, tendencias, barras, tortas.
• Base de datos.
• Resúmenes, reportes, análisis para la toma de decisiones.
• Macros para cómputos reiterativos.

Y es muy probable que no hayamos hecho honor a todas las aplicaciones de una hoja de cálculo.

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Conociendo la hoja de cálculo

Una hoja de cálculo se compone de columnas identificadas con letras y filas marcadas con números, el cruce de cualquier fila con alguna columna determina una unidad básica de ingreso de datos o comandos llamada “celda”.

El número de filas y columnas de una sola hoja de cálculo varía según el programa usado e incluso la versión.

Microsoft Excel desde el 2007, por ejemplo, tiene 1,048,576 filas y 16,384 columnas lo que determina 17,179,184 celdas.

Sin embargo, otros software como Gnumeric de The GNOME Project posee 16,777,216 filas con 16,384 columnas para un total para unas sorprendentes 274.8 billones de celdas (274,877,906,944).

La celda es entonces una unidad de información básica, cada celda es direccionada con coordenadas que vienen de la información de la columna y la fila, como “celda A3” hace alusión a la columna A, fila 3 o “celda G25” (Columna G fila 25).

Utilizando este diseño básico, se puede introducir, almacenar o analizar una gran cantidad de datos, tanto alfabéticos como numéricos.

Las hojas de cálculo se utilizan principalmente en el manejo o procesamiento de una gran cantidad de datos, aunque algunas personas pueden también utilizarlas para otros propósitos de organización y resguardo, como la información de contacto para grandes grupos.

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Introducir datos en hojas de cálculo

Para introducir datos en una celda, simplemente haz clic en la celda una vez con el botón izquierdo del ratón, luego comienzas a escribir. Microsoft Excel permite albergar hasta 32,767 caracteres en una sola celda.

Verás que los caracteres aparecen a medida que escribes, al igual que lo haces cuando utilizas un programa de procesamiento de textos.

Para pasar a otra celda, puedes hacer clic en la celda que desees con el ratón o utiliza la tecla "Tab" del teclado, si lo haces el cursor se moverá a la celda de la derecha.

Si introduces una gran cantidad de datos en la hoja de cálculo y luego te das cuenta de que debes incluir una columna o fila con datos adicionales, la mayoría de los programas de hojas de cálculo te permitirá insertar una columna o fila a voluntad.

Para ello solo elije una fila o columna donde deseas insertar nuevos datos, haciendo clic derecho en su encabezado y luego pulsas la opción “Insertar”

También puedes eliminar columnas o filas, o simplemente ocultarlas si la información te será útil más tarde, cuando no es necesario o muy estético ver tales datos ahora mismo.

Aplicar formato a datos

Si has utilizado un programa de procesamiento de texto antes, estás familiarizado con el formateo de texto. Las hojas de cálculo te permiten hacer lo mismo con todos los datos que introduces en ellos.

Dado que, demasiadas filas y las columnas cargadas de datos pueden ser confusas, puedes utilizar colores de fuente, formatos de bordes y colores de fondo para diferenciar o llamar la atención a diferentes partes de la hoja de cálculo.

También puedes cambiar las fuentes, tamaños de texto, usar texto en negrita, cursiva o subrayado para diferenciación.

En algunas ocasiones, puede que te resulte útil fusionar o combinar celdas.

Por ejemplo, si tienes una amplia tabla de cifras que se suman, es posible que desees que las celdas de la parte inferior sean una sola celda que dice "TOTAL" en negrita.

Para hacerlo solo seleccionas las celdas que deseas combinar, vas al menú “Archivo” luego buscas el ícono “Combinar y centrar”.

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Las fórmulas de la hoja de cálculo

Introducir datos en una hoja de cálculo te ayuda a resguardar y mantener información organizada. Sin embargo el software de hojas de cálculo puede emplear fórmulas matemáticas a tu favor, unas sencillas otras complejas.

Como un simple ejemplo, piensa en el total de un presupuesto. Puedes ingresar toda la información en una hoja de cálculo que normalmente se emite en un presupuesto: una columna para el nombre de la cuenta, otra la cantidad de dinero de cada rubro y el total que lo reflejarás en la parte inferior

Utilizando una simple fórmula “SUMA” en la parte inferior de tus datos, te mostrará el saldo o valor total de tu presupuesto.

Solo pon el cursor donde desees que se muestre el total, vas al menú “Fórmulas” Elijes la función “Autosuma” y verificas en rango de valores, por ejemplo “=Suma (B4:B16)”

Las fórmulas se basan en las coordenadas de celdas que se utilizan para suministrar datos.

Por ejemplo, para escribir una fórmula "SUMA" de los contenidos de la columna B, escribe "=SUMA (B4:B16)". B4 a B16 se conoce como el rango de valores, las celdas donde están las cifras que vamos a computar.

No importa cómo los datos en las celdas cambien, la celda de SUMA en que has escrito la fórmula mostrará siempre un total actualizado y correcto siempre que el rango de valores esté bien definido.

Esa es la belleza de las fórmulas, y una gran parte de la belleza de las hojas de cálculo.

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Los gráficos de las hojas de cálculo

Otra maravilla del funcionamiento de las hojas de cálculo son los gráficos. En líneas generales tenemos:

• Gráficos de tendencias,
• De barras horizontales o verticales  
• Gráficos de sector circular, también llamados gráfico de tortas.
• De dispersión.

Cada uno cumple una función en particular.

El gráfico de tendencias es muy usado para mostrar cambios de cifras en el tiempo, por ejemplo, ventas e ingreso neto mes a mes.

El gráfico de barras muestra frecuencias o valores totales de distintas categorías, aunque también puede mostrar variaciones de cifras en el tiempo.

Por su parte, un gráfico de sector circular normalmente sirve para reflejar porcentajes en categorías sobre un total, así por ejemplo, te permite mostrar cómo se compone la estructura de costos en porcentaje de un producto.

El gráfico de dispersión es quizás uno de los más técnicos de una hoja de cálculo, permite evaluar cómo se comporta una variable respecto a otra. Así por ejemplo cómo se comporta el peso de una persona con respecto a la estatura.

Un gráfico de dispersión puede usarse para análisis como: pronósticos, regresiones, líneas de tendencia y el cómo se correlaciona una variable respecto a otra.

En la ilustración podemos ver un simple gráfico hecho en Excel; corresponde a la fórmula Y=F(x)= X2, se llevó a cabo en pasos muy simples: llenando la tabla con valores, seleccionando el rango de valores, vamos al menú “Insertar”, luego gráfico finalmente “dispersión”.

Para visualizar la curva, seleccionamos la “serie de puntos” y con el botón contrario del mouse decimos “Agregar línea de tendencia” y allí lo tenemos.

Muchas hojas de cálculo son bastante intuitivas y los menús de ayuda son amigables a la hora de guiarnos en una fórmula o cálculo.

¡Qué explotes al máximo tus hojas de cálculo!