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Cómo calcular la diferencia de horas y tiempo

Por macarena cansino ; última actualización 15/08/2019

Calcular la diferencia de horas y tiempo utilizando las hojas de cálculo es una muy buena idea. La medición de productividad requiere conocer tiempos de actividad en días y horas. .

Las hojas de cálculo de Excel son herramientas muy útiles para elaborar informes de seguimiento en procesos administrativos. Esta es una de las herramientas que permite evidenciar la importancia de las computadoras.

Conocer las distintas funciones de las hojas de cálculo te facilitará el desarrollo de cada reporte. Generalmente en la gestión de las empresas se requiere calcular diferencia entre fechas para conocer la duración de las actividades.

A partir de estos datos se calculan indicadores de eficiencia o eficacia. En el sitio Ecured.com se muestra la metodología para la definición y cálculo de indicadores.

Calcular la diferencia entre fechas es relativamente fácil para plazos que están muy cercanos entre sí. Sin embargo, hacer la operación para fechas separadas por meses o años resulta más complicado.

Afortunadamente, Windows ofrece una excelente herramienta para el cálculo de la diferencia entre fechas, incluida en la "calculadora". Este accesorio te ofrece una variedad de complementos que facilitan procesos de conversión.

Seleccionando la opción correcta obtendrás el número exacto de años, meses, semanas y días transcurridos entre dos fechas conocidas.

Calculando diferencias de fecha

Haz clic en "Inicio", escribe "Calculadora" y haz clic en "calculadora" para abrir la Calculadora de Windows. También puedes navegar a través de "Inicio", "Todos los programas", "Accesorios" y hacer clic en "Calculadora".

Haz clic en las tres líneas que aparecen en la parte superior izquierda de la ventana de la calculadora y elige "cálculo de fecha" o simplemente presiona Ctrl y E simultáneamente.

Selecciona el campo "Desde" y "Destino" usando el menú desplegable de calendarios en el lado derecho, pulsa el botón "Calcular".

La diferencia entre fechas y tiempo se mostrará en formato de "años, meses, semanas, días" y en formato de "días" acumulados.

Supongamos que quieres saber la diferencia de fechas, es decir, cuántos días a partir de hoy faltan para el día de la independencia de México. Escribes las dos fechas y aparecerá el resultado.

Para el ejemplo, a partir del 4 de agosto faltarían un mes, 3 semanas y 2 días.

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¿Cómo calcular diferencia entre horas en Excel?

Ahora vamos a comentarte cómo sacar diferencia de horas en Excel, para ello es necesario convertir los tiempos en formato de 24 horas.

El tiempo menor a las 12 horas se mantiene igual. Solo que se quitarán los dos puntos que separan las horas de los minutos.

Ejemplo, 10:45 es igual a 1045. Para tiempos después de mediodía se suman 12 horas y se eliminan los dos puntos. Por ejemplo, 2:30 p.m. sería 1430.

Ahora llévalo a minutos, para ello multiplica los dos primeros dígitos por 60 y le sumas los dos últimos dígitos. Esto te dará el total de minutos.

Por ejemplo, para 1430 se calcularía de la siguiente manera: 14 horas por 60 minutos más 30 minutos, el resultado equivale a 870 minutos.

Del mismo modo, 1045 se calcularía así: 10 horas por 60 minutos, más 45 minutos, equivale a 645 minutos.

Resta el total de minutos más pequeño del más grande. En el ejemplo, la diferencia entre horas sería 870 minutos menos 645 minutos, lo que equivale a 225 minutos.

Dividiendo entre 60 obtienes el número de horas y la fracción, para el ejemplo anterior al dividir se obtiene 3,75 horas. Corresponde a tres horas. La fracción 0,75 se multiplica por 60 minutos que tiene una hora y obtienes 45 minutos.

El resultado para este ejemplo, la diferencia entre horas para los momentos indicados es de 3 horas y 45 minutos.

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Cálculo de la diferencia entre dos fechas en Excel

Si necesitas saber el número de días entre dos fechas, eso es muy fácil de hacer en Excel. Solo resta una fecha de la otra. Puede aplicarse para crear una Hoja de cálculo para llevar el registro de cuentas por pagar.

Por ejemplo, deseamos saber el número de días que tardó el cliente en pagar una factura. En la celda A2 está la fecha de facturación 1/1/2020 y en la celda B2 está la fecha de pago 30/01/2020.

Puedes ingresar en otra celda la fórmula para restar ambas fechas: B2-A2. Obtendrás como resultado el número de días entre ambas fechas, en el ejemplo será igual a 29.

Excel puede formatear automáticamente la celda donde está la fórmula como una fecha. Por lo tanto en lugar de ver 29, verás 29/01/1900. Pero todo lo que tienes que hacer es establecer el formato de esa celda como “General” o “Numérico”.

Para cambiar el formato debes hacer clic con el botón derecho, seleccione “Formato”, luego “General” y presionas aceptar. El resultado se mostrará como 29.

Más sobre el tema: ¿Cómo automatizar fechas en Excel?

¿Cómo calcular la cantidad de meses o años entre dos fechas?

Si deseas saber la cantidad de meses o años entre dos fechas, el procedimiento es distinto.

En ese caso puedes usar la función “DATEDIFF”. El formato de la función es: DATEDIFF (fecha de inicio, fecha de finalización, unidad).

La fecha de inicio y la fecha de finalización se explican por sí mismas. La unidad se refiere a la unidad de medida, puede ser "D", "M" o "Y" para el día, mes o año respectivamente.

Hay 3 opciones adicionales que te explicaremos mediante el siguiente ejemplo, el cual, se muestra en la tabla presentada más adelante.

La tabla muestra ejemplos de fórmulas de fecha con cada una de las opciones para el parámetro unidad. La columna D muestra la fórmula que realmente se usó en la columna C para obtener el resultado allí mostrado.

Debes considerar que la respuesta solo muestra unidades completas. Por ejemplo, la fórmula en la fila 4 muestra 5 años. Sin embargo, la diferencia entre fechas es un poco mayor a 5 años.

Debes tener la precaución de que la función no redondea. Entonces, si las dos fechas hubieran estado separadas por 5 años y 364 días, la respuesta seguiría siendo 5.

¿Cómo sumar y restar horas y minutos en Excel?

Sumar tiempo

Supongamos que deseamos conocer el número de horas y minutos que estaremos ocupados desarrollando dos actividades.

Calcula que la primera tarea durará 3 horas y 40 minutos y la segunda tarea durará 6 horas y 50 minutos.

Esta es una forma de configurarlo en una hoja de cálculo.

  1. Escribe 3:40 en la celda B3 y escribe 6:50 en la celda B4.
  2. En la celda B5 escribe = B2 + B3 y presiona Entrar, también puede usar la función autosuma, como aparece en el ejemplo.

El resultado para el ejemplo indica que el tiempo total es de 10 horas y 30 minutos.

Para sumar más de 24 horas:

Veamos un caso especial en el que debemos considerar la suma de horas y minutos que supere las 24 horas.

  1. En la celda B3, coloca 13:30 y en la celda B4, 18:20.
  2. Escribe =B2 + B3 en la celda B5 y, a continuación, presiona Entrar. 

El resultado que aparece es 7:50, el cual, obviamente no es correcto. Esto se debe a que la suma excede las 24 horas.

  1. Para mostrar la suma de horas de forma correcta debemos cambiar el formato de la celda B5.
  2. En el grupo “Celdas” de la pestaña “Inicio”, elija “Formato” y luego “Formato de celdas”.+
  3. En la lista Categoría del cuadro Formato de celdas, elija Personalizada.
  1. En el cuadro tipo, en la parte superior de la lista de formatos, escriba [h]: mm; y, después, haga clic en Aceptar.

Toma nota de los dos puntos después de [h] y un punto y coma después de mm.

El resultado es 31 horas y 50 minutos. El formato estará en la lista Tipo la próxima vez que lo necesites.

Te puede interesar: ¿Cómo puedo poner una fecha de última actualización en mi libro de trabajo de Excel?

Diferencia de horas (Restar tiempo)

Para conocer este procedimiento tomaremos otro ejemplo.

Dos chicos alquilan dos botes para recorrer un lago en un parque. Para determinar el monto a pagar es necesario estimar cuánto tiempo utilizaron el bote.

Se conoce la información sobre la hora de inicio y de finalización de la actividad. El procedimiento a seguir para conocer este tiempo es el siguiente:

  1. En la celda B2, escribe la hora de inicio e incluya "a" como a.m. o "p" para p.m. Después, presiona Entrar.
  2. En la celda C2, registra la hora de finalización, incluyendo "a" o "p", según corresponda, a continuación, presiona Entrar.
  1. Escribe las horas de inicio y finalización del compañero Carlos.
  2.  En las celdas D2 y D3, escribe la fórmula para hacer la resta hora de finalización menos hora de inicio, escribiendo la fórmula = C2-B2 .  

A continuación presione Entrar.

Los resultados indican que Manuel debe pagar por 4 horas y 15 minutos, Carlos pagará por 6 horas.

Diferencia de horas - tiempo de más de 24 horas:

En los casos cuando se estima que la diferencia entre horas es mayor a 24 hrs es necesario ajustar el formato de la celda resultado. Debes seguir los pasos que se indican a continuación:

  1. Siguiendo con el ejemplo anterior, seleccione la celda B1 y arrastra a la celda B2 para poder aplicar el formato a ambas celdas al mismo tiempo.
  2. En la lista “Categoría” del cuadro “Formato” de celdas, elige “Personalizada”.
  3. En el cuadro “Tipo” de la parte superior de la lista de formatos, escriba m/d/aaaa h:mm a.m./p.m. Observa el espacio en blanco al final de AAAA y al final de mm. 

El nuevo formato estará disponible cuando lo necesites en la lista Tipo.

  1. En la celda B1, escribe la fecha de inicio, incluya el mes/día/año y la hora usando “a” o “p” para a.m. y p.m.
  2. En la celda B2, haga lo mismo para la fecha de finalización.
  1. En la celda B3, escriba la fórmula = (B2-B1)*24. El resultado es 31,5 horas.

Más sobre el tema: ¿Cómo calcular semanas entre dos fechas mediante funciones de Excel?

¿Cómo poner fecha y hora en Excel?

Cuando se emiten informes o documentos en Excel existen diversas funciones para agregar fecha y hora en una hoja de cálculo:

1.- FECHA (aaaa_mm_dd): de esta forma la fecha incluida puede ser utilizada para realizar operaciones matemáticas.

2.- HOY() esta función escribe en la celda la fecha actual en formato dd-mm-aaaa

3.- AHORA() este comando hace que aparezca en la celda la fecha y la hora del día, en el siguiente formato. dd-mm-aaaa hh:mm

¿Por qué es útil calcular las diferencias entre fechas?

La mayoría de los dueños de negocios están familiarizados con los informes financieros básicos que se emiten mensualmente. Emprendepyme.net te describe en detalle estos informes.

Sin embargo, muchos están menos familiarizados con los tipos de reportes analíticos disponibles.

Seleccionar el informe adecuado podría ayudar a sus negocios a aumentar el rendimiento y la rentabilidad. Como CEO o propietario, ¿tienes información disponible para responder estas preguntas?

¿Estoy valorando mi trabajo de la forma correcta?

¿Mis resultados este trimestre son mejores que en el anterior?

¿Quiénes son mis clientes más rentables?

¿Quién dentro de mi personal es el empleado más y menos productivo?

Contestar esta última pregunta requiere efectuar mediciones de tiempo de los procesos. El cálculo de diferencia entre fechas y diferencia entre horas permite evaluar esa productividad.

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