Cómo escribir la plantilla de un programa para un evento

Eres el orador de orden, maestro de ceremonias, organizador de un acto protocolar o simplemente el padrino de graduación o de bodas y entre tus deberes está escribir y elaborar el programa para el evento. ¡Vaya responsabilidad!

Pero no te preocupes, escribir la plantilla de un programa para un evento es más sencillo de lo que crees.

La plantilla de un programa para un evento puede diferir de un folleto informativo, éste último no requiere de tanta formalidad y no necesariamente debe incluir la cronología de todas las actividades por desarrollar.

Un programa para un evento no solo ofrece información importante del acto por contemplar, sino que bajo un formato elegante da la bienvenida a los participantes, ayuda a saber con detalle cuáles son las actividades programadas y si la maquetación y los diseños son buenos, hasta servirá de memoria o recuerdo para los invitados.

Así que aliviana un poco tu estrés o ansiedad y aprende a escribir y elaborar las mejores plantillas de programa para un evento.

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¿Cómo hacer el programa de un evento?

Evento es una palabra que puede concebir cualquier tipo de acto formal o informal.

Desde una solemne ceremonia de elevado protocolo como el aniversario de oro de una fraternidad, pasando por una colecta de caridad, el programa de graduación de secundaria, hasta la fiesta de fin de año del preescolar de tus hijos o un concierto de bandas.

Independientemente de la naturaleza del evento lo más importante es “coherencia”, tu plantilla o programa para el evento debe estar a la altura y en consistencia con la sobriedad o informalidad de la ocasión.

De acuerdo con el dominio Promocionmusical.es la calidad y solidez del programa son un paso seguro hacia el éxito del evento.

Para dar pertinencia y garantizar la idoneidad del programa debes tener claridad con los siguientes cuestionamientos:

• ¿Cuál es  el propósito del evento?
• ¿Cuáles los objetivos por alcanzar?
• ¿Cuál será el elemento esencial del acto o celebración?
• ¿Qué elementos podrán mejorar el programa o evento central?
• ¿Hay alguna temática específica?
• ¿Se aplican estándares de protocolo específicos?
• ¿Se deben cumplir estándares de calidad? 
• ¿Cuál es el perfil de público?
• ¿Cuál será el tamaño de la audiencia?
• ¿Expectativas?
• ¿Con que tiempo se cuenta?
• ¿En qué condiciones se llevará el evento: ubicación, ambiente, escenografía?
• ¿Cuánto se estima durará?
• ¿Amerita mucho presupuesto? 
• ¿Qué elementos podrían llamar al interés? 
• ¿Cómo se mantendrá la atención de la audiencia de principio a fin? 
• ¿Cuál es el perfil del orador, maestro de ceremonia? 

Mientras más contundencia tengas a la hora de responder estas preguntas podrás darle una base sólida al desarrollo del programa o tu plantilla.

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¿Cómo elaborar un programa para un evento?

Cualquier evento formal debe contar con un programa. Los programas sirven como primer punto de referencia para los participantes e invitados a un evento.

Un buen programa para un evento lo resumirá efectivamente y al mismo tiempo logra que el invitado lo lea e incluso lo conserve.

Puedes encontrar coloridos y elegantes ejemplos y plantillas de programas para eventos gratis en el sitio Flipsnack.com.

Los programas suelen tener el formato de un folleto, pero el largo, diseño y calidad de materiales pueden variar en función del tipo de evento y tus preferencias.

Crear una plantilla para un evento te ahorrará tiempo, te permitirá mejorar la calidad y presentación haciendo las veces de borrador, a su vez, te proporcionará una base sólida para futuros proyectos.

Las plantillas del programa pueden ser fáciles y rápidas de crear con Microsoft Word.

Para empezar dobla una hoja tamaño carta en tres partes. Sostén la hoja a lo largo, dobla la parte de la derecha hacia el centro del papel y dobla la izquierda del mismo modo.

Puedes emplear una plantilla como esa para esbozar y escribir un primer borrador en tu programa.

Abre el programa Microsoft Word. Ve al menú “Archivo” y Selecciona la opción "Nuevo". Navega y detalla la lista de opciones de plantillas que te ofrece Microsoft Word.

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Elaborar un programa para evento con Microsoft Word

Presta especial atención a la opción denominada “Eventos” allí puedes elegir plantillas como "Programa de eventos general" o la de “Prospecto para eventos”.

Incluso tienes un “Prospecto de eventos de invierno” o hasta un “Programa de ceremonia de matrimonio”. Si no las encuentras en la lista, puedes descargarla a través de la aplicación de plantillas y temas de Office Online.

Una vez descargada y activa la plantilla para eventos podrás trabajar sobre ella. Resalta el título genérico de la primera página en la parte superior derecha de la plantilla.

Navega por la barra de herramientas de Word para seleccionar y ajustar un tipo de fuente, tamaño y color. Experimenta hasta encontrar el estilo que vaya a tono para el título.

Haz clic en la imagen proporcionada para la primera página. Te habrás dado cuenta que es un tanto lúgubre o gris para tus gustos. ¡No hay problema! Puedes optar por eliminarla y sustituirla por otra que mejor se adapte a tu gusto y el tipo de evento.

También puedes dejar el espacio en blanco para que otros te apoyen con esa decisión más tarde. Haz clic en el borde de la página y selecciona un nuevo color y estilo.

Continúa con las otras páginas. Ajusta el tipo de letra, color y diseño para que coincida con la primera. Mantén un diseño o maquetación coherente.

En éste punto es donde viene tu verdadero aporte, el desglose o nivel de detalle del programa respecto a:

• El enfoque principal del evento.
• Actividades secundarias en sintonía con el enfoque principal.
• Las actividades de apoyo o entretenimiento que atrae más público en sintonía con el evento (si aplican). 
• Las actividades complementarias que bien actúan como una distracción o relleno (no son obligatorias de presentar en la plantilla).  

Coloca el logotipo de tu organización y la información de contacto en la última página. Úsala para cada programa que hagas con esta plantilla, eso te dará identidad, incluso te abre la oportunidad a generar ingresos por ésta vía.

Imprime la plantilla del programa para que sea valorada por los demás miembros organizadores. En la pantalla de impresión, haz clic en "Propiedades" y selecciona la opción "Paisaje".

Busca la pestaña que te permita imprimir en la parte frontal y posterior de una hoja. Imprime la plantilla en dos hojas y dóblala en consecuencia, si la función no está disponible.

En algunos casos será prudente que lleves tu plantilla a un servicio de impresión profesional que la estampe a doble cara y en un material fotográfico.

Utiliza un servicio de cola de impresión para reproducir copias de forma masiva. Lo más probable es que quieras usar algo más allá que el papel de oficina para tus originales prospectos.

Pregunta acerca de los materiales disponibles que te brindarán un mejor acabado y durabilidad si así lo requieres.

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Otras opciones para generar programas de eventos

Esta guía utiliza Microsoft Word, ya que es accesible a la gran mayoría de las computadoras. Sin embargo, Microsoft Publisher puede brindarte mejores resultados pues precisamente se orienta hacia la creación de diseños y publicaciones.

Si tienes acceso a Microsoft Publisher, sigue las instrucciones que aparecen en pantalla para iniciar la creación de tus plantillas.

También puedes apoyarte en una aplicación en línea para crear tus plantillas de programa para evento, a los efectos algunos sitios que podemos sugerir son Canva.com y Flipsnack.com.