¿Cuáles son las funciones de las hojas de cálculo?

Las hojas de cálculo usadas hoy en día en computadoras poseen numerosas funciones que permiten cubrir todas las necesidades de los usuarios a la hora de realizar operaciones matemáticas, financieras o contables.

Para entender bien las funciones de las hojas de cálculo debemos empezar por explicar en qué consiste esta herramienta tan usada en hogares, oficinas y empresas.

Una hoja de cálculo es un documento que permite manipular una serie de datos alfanuméricos dispuestos en una tabla.

Los datos de cada columna pueden relacionarse con los de las filas usando fórmulas matemáticas o financieras ejecutables de manera instantánea.

¿Cuándo nació la primera hoja de cálculo?

La primera hoja de cálculo electrónica fue conceptualizada en 1972 por el economista Richard Mattessich, aunque en 1970 ya se había intentado patentar sin éxito parte de los algoritmos básicos.

Tras una lucha legal, se logró patentar el principio de la hoja de cálculo, lo que dio luego pie al surgimiento de las patentes de software.

El formato actual de la hoja de cálculo en forma de tabla se le adjudica a Dan Bricklin.

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Este relató que usó este formato tras ver a un profesor borrar y reescribir gran parte de una tabla de cálculos que había escrito en una pizarra.

Su idea fue recrear la tabla en un computador para que este hiciera los cálculos y correcciones en tiempo real y a la vez introducir las fórmulas más fácilmente.

De allí nació Visicalc, la primera hoja cálculo, que también le dio un uso práctico en hogares y oficinas a las primeras computadoras personales.

En la hoja de cálculo cada dato es introducido en una celda. Allí también se insertan las fórmulas y valores para efectuar los cálculos.

Con los años los programas de hoja de cálculo aumentaron el número de funciones incorporadas.

Hoy se usan en prácticamente todas las actividades científicas, educativas y administrativas en el mundo.

¿Cuáles son las funciones de las hojas de cálculo?

Los programas más avanzados pueden crear hojas electrónicas de hasta 16.000 columnas de ancho y 1 millón de filas de largo.

En una misma hoja pueden entrar varias subtablas con sus respectivas funciones, relacionadas entre sí o con tablas ubicadas en el mismo computador o una base de datos externa.

En principio todas las hojas de cálculo se basan en las cuatro operaciones básicas de la aritmética: suma, resta, división y multiplicación.

Al mismo tiempo, incluyen funciones específicas de bases de datos, funciones matemáticas, funciones matemáticas y trigonométricas y funciones estadísticas.

También cuentan con funciones de búsqueda y referencia, funciones de información y funciones lógicas, además de funciones para el formato de texto y vinculación con páginas o bases en la web.

10 funciones más usadas en la hoja de cálculo Excel

En el programa Microsoft Excel, la hoja de cálculo más usada en oficinas y hogares actualmente, las 10 funciones que los usuarios más utilizan son estas:

• SUMA. Usada para sumar los valores de varias celdas.
• SI. Esta función genera un valor si una condición es verdadera y otro valor si es falsa.
• BUSCAR. Se usa para buscar un valor en una fila o columna.
• CONSULTAV. Permite ubicar elementos dentro de una tabla o rango por filas, como una secuencia de números telefónicos que empiezan con un determinado sufijo.
• COINCIDIR. Se usa para buscar un elemento en un rango de celdas y devolver la posición relativa del elemento en el rango.
• ELEGIR.  Se usa para seleccionar uno de los 254 valores posibles a partir del rango del argumento índice.
• FECHA. Devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha determinada.
• SIFECHA. Calcula el número de días, meses o años entre dos fechas.
• DIAS.  Esta función señala el número de días entre dos fechas.
• ENCONTRAR - ENCONTRARB. Estas funciones ubican una cadena de texto dentro de una segunda cadena.
• INDICE.  Esta función determina el valor o la referencia a un valor desde una tabla o rango.

¿Cómo se integran las hojas de cálculo y las bases de datos?

Las funciones para el manejo de bases de datos permiten a las hojas de cálculo aplicar criterios de ordenamiento de los datos de un grupo de celdas en base a “mayor a menor” “igual a” o “menor a mayor”.

Esto puede ser tanto desde el punto de vista numérico como alfabético y usarse un orden ascendente o descendente.

Además pueden relacionar bases de datos entre sí y aplicar fórmulas entre los valores de unas y otras con gran facilidad.

Funciones estadísticas en la hoja de cálculo

También incorporan funciones de análisis estadístico, que les permiten calcular sumas, diferencias y promedios de un rango de números en base a todo tipo de variables.

Esto incluye la creación y análisis de valores estadísticos, como el cálculo del error estándar de la media y los rangos percentiles.

Permiten además crear gráficos estadísticos que ilustran la variación de los datos y su interrelación. Estos gráficos pueden incluso surgir de varias tablas simultáneamente.

Hojas de cálculo y el manejo de variables

En la aritmética, es muy importante el manejo de los valores constantes y variables, siendo el primero un dato que se mantiene fijo y el segundo aquel que varía según otras condiciones.

Las hojas de cálculo manejan valores constantes de manera directa y a la vez manipulan los variables expresados como datos contenidos en celdas.

Referencias relativas y absolutas en las hojas de cálculo

Esta función permite relacionar el valor contenido en una celda con los datos contenidos en un grupo de celdas de la misma tabla.

Un ejemplo es la relación entre la celda “precio” con las celdas que informan la “cantidad de productos” y que arroja un resultado en otro grupo de celdas llamado “monto a pagar”.

Las hojas de cálculo permiten relacionar una celda de manera relativa a otras, o si es necesario, fijar un valor para todas como un valor absoluto.

Funciones tipográficas en las hojas de cálculo

Finalmente, una función muy usada que incorporan las hojas de cálculo es el formato de las celdas, filas y columnas.

Esta función permite que estas se expandan, se mezclen, sean insertadas y eliminadas, lo que es muy útil al usar texto y ecuaciones largas.

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Muchos programas de hojas de cálculo electrónico son parte de paquetes ofimáticos que incluyen también procesadores de palabras.

Por esta razón, las hojas de cálculo tienen funciones tipográficas y pueden aplicar atributos al texto y números como negritas, itálicas, subrayado, índice y superíndice y fuentes.

Además se puede editar el tamaño y color de las fuentes, centrar o alinear información en las celdas y formatear los encabezados de filas y columnas y títulos de las tablas.

De esta manera, se pueden crear tablas no solo muy complejas sino también atractivas a la vista, para su posterior impresión y presentación en físico.