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Ventajas y desventajas de tener intranets

Por thomas ash
Ventajas y desventajas de tener intranets
Hemera Technologies/Photos.com/Getty Images

Las intranets son redes internas que se comportan como la Internet exterior y son una parte vital de las comunicaciones empresariales. Estas permiten una comunicación efectiva y oportuna dentro de un negocio usando la plataforma de Internet. Una intranet puede configurarse personalmente para cada empleado, y darles acceso solo a la información que necesiten para llevar a cabo con éxito las tareas que se les asignen.

Las ventajas de compartir información

La funcionalidad de las intranets puede permitir un mayor intercambio de información y colaboración a través de la organización. Los documentos pueden almacenarse de forma centralizada y ser accedidos por cualquier persona con los permisos apropiados. Las impresoras pueden controlarse de forma centralizada. Los tableros de anuncios, motores de búsqueda y directorios pueden añadirse para facilitar aún más el flujo de información. Las funciones de administración de tareas y calendarios pueden agregarse para ayudar mejor a los equipos interdisciplinarios. El entrenamiento en línea también puede ponerse a disposición de los empleados para brindarles más recursos.

La ventaja de la seguridad

La seguridad de la información es una gran preocupación de los negocios y la intranet añade preocupaciones adicionales en esta área.Toda la información está protegida por contraseña, pero las intranets pueden personalizarse para un empleado individual y de esa forma reducir la posibilidad de un acceso no autorizado a información confidencial.

La desventaja del costo

El costo puede ser considerable durante la instalación inicial del sistema de la intranet. El tamaño y complejidad de la misma determinarán la inversión. Las actualizaciones en curso y el mantenimiento y las mejoras necesarios pueden añadir cifras a los costos excesivos de forma significativa. El entrenamiento del personal para usar el sistema puede ser un costo importante.

La desventaja de la complejidad

La complejidad del sistema puede inhibir el uso de este. Los empleados pueden percibirlo como algo demasiado difícil de comprender y, por lo tanto, no lo usarán para obtener máxima eficacia. Estos pueden sentirse sobrecargados por la cantidad de información que contiene. La complejidad también puede aportar una desventaja en cuanto al mantenimiento necesario por el departamento de TI. Los fallos o el tiempo fuera de línea también pueden ser un problema que necesita ser administrado en un sistema tan complejo.