Ventajas de tener computadoras en la oficina
La llegada de las computadoras ha revolucionado a muchas industrias, y el trabajo en la oficina no es la excepción. Las computadoras han ayudado a mejorar la eficiencia y precisión de los trabajadores al proporcionar diferentes softwares y funciones de comunicación para ayudar a las tareas del trabajo. Las computadoras son ahora parte de casi cualquier oficina y la mayoría de lugares de trabajo son prácticamente inútiles sin una.
Comunicación
Las comunicaciones internas y externas son mucho más fáciles con el uso de correos electrónicos y sistemas internos de mensajería en las computadoras. El personal de la oficina es capaz de pasar información a través de la oficina rápida y efectivamente, y la mayoría de ambientes de trabajo tienen un sistema de alerta en las computadoras individuales cuando un mensaje o correo electrónico nuevo es recibido. El Internet también mejora las opciones de comunicación con Skype y otros programas de comunicación que permiten video conferencias nacionales o internacionales con facilidad y menor costo.
Almacenamiento de datos
El almacenamiento y retiro de datos de las computadoras se vuelve mejor mientras la tecnología avanza. Los archivos se pueden retirar fácilmente a través de funciones de búsqueda, y los discos duros pueden almacenar volúmenes sin precedentes de archivos y datos. Para oficinas con grandes bases de datos, como gubernamentales, organizaciones de caridad y otras asociaciones basadas en miembros, estas funciones de almacenamiento proporcionan unas ventajas sin precedentes a comparación del almacenamiento tradicional de archivos de papel, como también la facilidad y velocidad del retiro de la información, la facilidad de cambiar registros, la facilidad de seguir los cambios hechos por un cliente, miembro o para encontrar registros de ciudadanías.
Redes
Según el sitio web de Spam Laws, el intercambio de archivos es una de los beneficios clave de las computadoras en red en una oficina. Las redes de oficina, o la creación de intranet de oficina, significan que una base de datos común de archivos es accesible para todos los usuarios. Esto también aplica al software y al manejo de las computadoras, lo que reduce significativamente los costos, ya que se puede comprar un solo software de redes en lugar de comprar múltiples copias para cada computadora. Las redes también proporcionan un acceso común a impresoras, máquinas de fax y copiadoras.
Productividad
Las computadoras en el ambiente de la oficina mejoran significativamente la productividad. Según el sitio web de Reference for Business, las computadoras en la oficina incrementan la productividad no solo en áreas como en el procesamiento de palabras, manejo de datos y acceso a información, sino que también en la creación de información, el intercambio y finalmente el almacenamiento. Sin embargo, la cantidad de tiempo que la mayoría de los trabajadores pasa en una computadora ha aumentado un sinnúmero de problemas como la fatiga en los ojos, muñecas y manos.
