Cómo se utilizan las computadoras en contabilidad
La tecnología le brinda a los contadores muchas herramientas y ventajas para registrar y notificar datos financieros. Aunque las computadoras han sido usadas por las empresas durante décadas, los acontecimientos recientes han tenido efectos directos en los procesos contables. Esencialmente, las computadoras permiten que los contadores procesen más información en menos tiempo. Un amplio número de productos están disponibles para ayudar a las compañías a calcular información financiera.
Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo pueden ser el beneficio principal de usar computadoras en contabilidad. Los contadores pueden realizar diversas actividades usando solamente una hoja de cálculo. La creación de libros de contabilidad, registros diarios, informes, estados financieros y otros instrumentos es posible con esta herramienta. Los contadoras también pueden guardar estos registros en un medio de almacenamiento extraíble para usar en distintas ubicaciones. La vinculación de hojas de cálculo es otro beneficio. Esto permite que los contadores creen un conjunto de datos estructurado sobre las hojas de cálculo.
Software de contabilidad
Los paquetes de software de contabilidad realizan gran parte del trabajo de las tareas de contabilidad tradicionales. En lugar de pasar largos periodos de tiempo ingresando datos en registros diarios y libros de contabilidad, los contadores pueden ingresar información en el software y permitir que el programa publique entradas a cuentas o actualice informes. Esto reduce el tiempo dedicado a tareas menores y permite que los contadores tengan más tiempo para análisis. La generación de informes también es más rápida, ya que el software suele incluir formatos de informe predefinidos.
Cierra automático
El proceso de cierre al final de cada periodo contable suele ser una tarea laboriosa. Las hojas de cálculo y los programas de contabilidad ofrecen procedimientos de cierre automáticos para las compañías. Una vez que los contadores revisan la información del periodo actual, pueden aprobarlo para cerrar los libros contables. Cliquear un botón moverá los balances de cuenta temporales a cuentas permanentes y restablecerá el ciclo contable. Un informe de excepción puede proporcionarle a los contadores información sobre cualquier problema que surja durante el proceso. Esto reduce el tiempo de cierre de días a horas.
Acceso en línea
Las computadoras permiten que los contadores accedan a información financiera a través de Internet. Los bancos, acreedores, proveedores y otras empresas pueden utilizar sitios web en línea. Los contadores pueden descargar declaraciones, realizar pagos, actualizar información y analizar datos a través de estos portales. Esto mejora la puntualidad de los datos preparados por los contadores. El tiempo de entrega también disminuye, mientras que las compañías deben esperar menos tiempo para obtener importantes documentos financieros.
