Software de contabilidad y financiero
Los programas informáticos de contabilidad y financieros son útiles para las empresas, haciendo que se ejecuten de una manera más eficiente y eficaz. Los costos de software y hardware se han vuelto asequibles, con muchas pequeñas empresas hoy en día siendo propietarias de computadoras y de software para procesar los datos financieros. El software de contabilidad y financiero son herramientas valiosas para el pago de facturas, registrar los ingresos y para la gestión de las ventas y del inventario.
Tipos
Existen muchos tipos de software de contabilidad y financieros disponibles, tales como hojas de cálculo, programas de cuentas por pagar, programas de facturación y programas especializados para los presupuestos y la gestión de costos. Cada tipo de software financiero tiene un propósito y muchas empresas poseen más de un programa para procesar y analizar los datos. Una combinación de un software integrado, como QuickBooks, con un programa de hoja de cálculo es común en muchas empresas También hay software para industrias específicas, como la construcción, las empresas sin fines de lucro o las empresas de fabricación. Estos tipos de programas están predefinidos con tareas específicas que pueden ser diferentes de un sector a otro. Por ejemplo, un programa de venta al por menor puede incluir la capacidad de códigos de barras, las ventas y los módulos de inventario específicos para ese sector.
Beneficios
Un software de contabilidad y financiero ofrece muchas ventajas sobre un sistema manual de contabilidad, tales como la velocidad y la precisión. Las computadoras permiten velocidades de procesamiento que son inexistentes con un sistema de lápiz y de bloc. Puedes introducir los datos una vez en un sistema y éstos se compilarán en los informes con sólo pulsar un botón. Todos los cálculos se hacen por un sistema, minimizando los errores y las confusiones. Otro de los beneficios de la contabilidad computarizada es que muchos procesos se realizan al mismo tiempo. Por ejemplo, al pagar las facturas, puedes imprimir los cheques y los registros de gastos al mismo tiempo sin necesidad de revisar los diarios o de escribir manualmente los cheques. La eficiencia de la utilización de un software de contabilidad no puede ser igualada por un sistema manual.
Programas en línea
Algunos proveedores de software ofrecen programas en línea de contabilidad, de impuestos y de otras necesidades financieras. El software reside en el servidor del proveedor y puede ser accedido por los contadores y por el personal financiero desde cualquier lugar, en cualquier momento. Los datos de negocios pueden ser almacenados en el mismo lugar que el programa o en la ubicación de la empresa, en función de la configuración en línea. Esto también se conoce como "computación en la nube".
Una de las ventajas de la contabilidad en línea es que las empresas no tienen que actualizar su hardware para dar cabida a cualquier programa. Si una pequeña empresa tiene viejas computadoras poco fiables, la "computación en la nube" es ideal.
Conceptos erróneos
Un inconveniente para las pequeñas empresas es la idea de que mediante la compra de un programa de contabilidad, no necesitarán contratar a un contador o saber de contabilidad ya que todos los problemas serán resueltos por el sistema. Esto no es cierto. Los programas de contabilidad y financieros son herramientas, no trabajadores que hacen milagros. Todavía es necesario conocer los fundamentos de la contabilidad para introducir los datos en el sistema correctamente. El dicho "basura entra, basura sale" se aplica a la contabilidad computarizada. Muchas veces las pequeñas empresas contratan a contadores públicos y a otros profesionales para establecer sus sistemas, para que empiecen en el camino correcto. Los usuarios del software de contabilidad necesitan ser capacitados en el sistema para que introduzcan los datos en el sitio adecuado y sepan cómo extraer informes y llevar a cabo todas las funciones que ofrece el software.
Consideraciones
La compatibilidad es importante cuando se mira en el software de contabilidad. Una empresa que adquiere el software de inventario querrá que el programa funcione a la perfección con cualquier sistema contable actual. Los programas deben ser compatibles para intercambiar información y ser eficientes.
Otra consideración en la revisión de los programas financieros es seleccionar uno que sea muy popular y que sea utilizado por muchas empresas. Esto es una ventaja en la búsqueda de posibles empleados que tengan experiencia en el software.
