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Cómo enviar por e-mail un documento protegido con contraseña

Por barry index
Protege tu información privada antes de enviarla por correo electrónico.
computer screen with padlock image by patrimonio designs from Fotolia.com

El envío de un documento protegido por contraseña a alguien por correo electrónico requerirá un poco de previsión y planificación. Un documento con contraseña habilitada debe ser el primer paso para una total seguridad. Envía datos sensibles a las personas en las que confías o a aquellos que "necesitan saber" algo. Elige el destinatario sabiamente, como alguien que conoces y que guardará los datos y transmítelos sólo a aquellos que los requieran. Integra estos pasos como parte de tu rutina para limitar el acceso a tu información privada.

Paso 1

Escribe un nuevo documento que contenga tu información privada en un archivo de Word o Excel. Alternativamente, copia y pega la información en el documento. Copia y pega resaltando el texto en el documento original, haciendo clic en "Editar" en el menú principal, seguido de "Copiar". En el nuevo documento, utiliza el ratón para colocar el cursor donde desees que aparezca el texto, haz clic en "Editar" y luego en "Pegar".

Paso 2

Guarda el documento que quieras enviar por correo electrónico haciendo clic en "Archivo" en el menú principal y seleccionando "Guardar como". Un cuadro de diálogo aparecerá donde podrás dar un nombre al archivo. Escribe un nombre y agrega las iniciales del destinatario para que puedas identificar fácilmente el archivo protegido por contraseña más tarde.

Paso 3

Protege el archivo haciendo clic en "Herramientas" en el menú principal, luego en "Opciones" y haz clic en la pestaña "Seguridad". En "Contraseña para abrir", escribe una contraseña, vuelve a escribirla de nuevo en la segunda casilla de verificación. Las mejores contraseñas tienen al menos ocho caracteres y utilizan una combinación de letras mayúsculas, letras minúsculas, números y símbolos, que puedes agregar cambiando uno de los números de la fila de números en el teclado.

Paso 4

Escribe un correo electrónico al destinatario y adjunta el documento que contiene la información sensible. Informa al destinatario de que el documento está protegido con contraseña y que vas a proporcionarle la misma. No escribas la contraseña en el mismo correo electrónico que contiene el documento protegido con contraseña. Llama al destinatario para proporcionarle una contraseña si tienes un número de teléfono o envíale un correo electrónico por separado que contenga la contraseña. No especifiques cómo te comunicarás con el destinatario, y deja en blanco la línea de asunto si envías una contraseña por correo electrónico.

Paso 5

Elimina los documentos protegidos por contraseña de tu computadora cuando estés seguro de que el destinatario ha recibido su copia correctamente. Si el destinatario tiene que hacer cambios o modificar el documento protegido con contraseña, tendrás que proporcionarle instrucciones para eliminarla. Consulta el paso tres.