¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?

Significado

Muchos de los procesos de trabajo pueden ser complicados y complejos, es por eso por lo que es importante representar visualmente cómo las tareas se están realizando para mejorar la comprensión de los empleados y para mayor eficiencia. Los diagramas de flujo de trabajo, claramente, indican quién es el responsable de cada etapa, qué documentos necesitan, qué recursos y la cantidad de tiempo necesaria en cada etapa (ver la Referencia 2). Conocer los roles de los empleados y los requisitos de la producción para el manejo de los recursos permite definir fácilmente las debilidades y aliviar los cuellos de botella. Estos son los aspectos del flujo de trabajo que obstaculizan y frenan el tiempo del ciclo general del proceso.

Beneficios

De acuerdo con la Universidad de California en Irvine, las ventajas de los diagramas de flujo incluyen "la comprensión, el conocimiento, la comunicación, un análisis eficaz y la documentación apropiada". Representar visualmente el flujo de trabajo permite a los empleados, no solo entender mejor sus responsabilidades de trabajo, sino también el rol de otros empleados, lo que aumenta la rendición de cuentas. La creación de un diagrama exitoso aumenta el conocimiento en el lugar de trabajo debido a las investigaciones necesarias y la recopilación de datos. La comunicación también mejora cuando los empleados tienen una mejor comprensión del flujo de trabajo (ver la Referencia 3).

Tipos

Para representar visualmente el flujo de trabajo de la organización, hay formas de diagramas específicas que corresponden a diferentes tipos de actividades realizadas: óvalos, rectángulos, rombos y círculos. Un óvalo muestra dónde comienza el flujo de trabajo y dónde finaliza. Los rectángulos representan cualquier actividad del proceso, tarea o análisis necesario. Los diamantes significan un proceso de toma de decisiones, lo que generalmente resulta en dos direcciones del flujo de trabajo. La mayoría de los diamantes reflejan una decisión de "sí" o "no" que debe realizarse: si la decisión es afirmativa, el flujo de trabajo continúa en la ruta prevista; si la respuesta es un no, el flujo de trabajo puede tener que atravesar otro camino para resolver el problema. Por lo tanto, cuanto más diamantes estén presentes, más complejo será el diagrama de flujo de trabajo para representarlo visualmente. Los círculos representan los conectores de una actividad a otra.

Implementación

Aunque diseñar el diagrama de flujo de trabajo puede ser un proceso extenso y que lleva tiempo, la implementación del este es la parte difícil. El diagrama no solo se coloca en el lugar de trabajo y se espera que entregue los beneficios esperados; la mayoría de ellos necesita ser unido a una teoría de la mejora del flujo de trabajo como la fabricación magra, Six Sigma o Gestión de la Calidad Total (ver la referencia 1).

Consideraciones

Los diagramas de flujo de trabajo están estrechamente relacionados con otros términos usados ​​en la optimización del lugar de trabajo tales como la planificación de procesos de negocio y control de flujo. Un proceso, o mapeo de procesos, es un concepto muy similar a los diagramas de flujo de trabajo y al flujo de trabajo. Un proceso de trabajo es más que el flujo de trabajo específico, centrándose más en las entradas y salidas, más que en la transferencia de datos, documentos y responsabilidades de tareas. Una organización puede tener muchos procesos dentro de su flujo de trabajo. Aunque los dos están interconectados a menudo, la planificación empresarial se centra más en objetivos a largo plazo en lugar de mejorar el flujo de trabajo actual. Los gerentes interesados ​​en el control de flujo buscan, específicamente, mejorar el control de inventario.