¿Cuáles son las funciones de un software de contabilidad?
El software de contabilidad es un programa de computadora que registra y reporta las transacciones financieras de una empresa. Los negocios usan estos softwares en lugar de manuales y libros de contabilidad tradicionales. Aunque el software procesa las transacciones financieras como los sistemas tradicionales, ofrece un poco más de funcionalidad para los negocios. Los negocios pequeños y grandes pueden usar este tipo de software. Varias opciones están disponibles, con muchas capaces de ser personalizadas para las operaciones específicas de la empresa.
Seguridad
El software de contabilidad les ofrece a los negociantes una mejor seguridad para la información financiera. Los controladores o gerentes de contabilidad pueden programar el software para limitar el número de usuarios o departamentos capaces de acceder a la información. Los ambientes seguros aseguran a los gerentes y empleados que no son capaces de manipular la información financiera de la empresa. Los negociantes también pueden prohibir el lanzamiento no oficial de información financiera a accionistas externos.
Registro de auditoría
Un registro de auditoría es un registro detallado sobre cuánta información financiera fluye a través del departamento de contabilidad de una empresa. El software de contabilidad genera un registro electrónico de cada usuario que accede a la información en el libro contable de la empresa. Los controladores y gerentes de contabilidad pueden revisar el registro de auditoría para determinar qué empleado manejó cierta información. Los auditores también usan este registro para determinar cómo se introdujeron los errores. Los registros de auditoría son una herramienta importante para revisar y corregir una información incorrecta.
Reportes
Los reportes y declaraciones financieras son un beneficio significante del software de contabilidad. Los dueños de negocios y gerentes de contabilidad crean reportes o declaraciones financieras al hacer clic en un botón. Esto ahorra una cantidad inmensa de tiempo en comparación a manejar manuales o libros contables físicos para crear reportes financieros. El software de contabilidad también les permite a los usuarios ajustar los reportes o declaraciones para diferentes propósitos. Los dueños y gerentes de contabilidad pueden crear un grupo de reportes o declaraciones para uso interno y un grupo diferente para uso externo.
Precisión
El software de contabilidad a menudo mejora la precisión de la información de una empresa. Los promedios o algoritmos en el software aseguran que entradas por fuera del balance no sean introducidas en el libro contable. El software también puede proporcionarles a los dueños o gerentes un reporte de excepción detallando los errores de las transacciones financieras, permitiéndoles corregir errores eficientemente y no desperdiciar tiempo buscándolos.
