¿Cuáles son las extensiones de archivo para Excel, PowerPoint y Access?

Excel, PowerPoint, Access, Word, Outlook y Publisher son una “suite” de oficina o un conjunto de aplicaciones para mejorar la productividad en el trabajo.

Son las herramientas de ofimática más difundidas a nivel mundial. Forman parte del paquete Microsoft Office, anunciado por Bill Gates en 1988, desarrollado por Microsoft en 1990 y que hoy sigue siendo globalmente vigente y popular.

Ya en 2012 según el dominio Softpedia.com Microsoft Office había alcanzado mil millones de usuarios en el mundo. Para la época reportaba un crecimiento tal que se registraba en el sitio web oficial de Microsoft una compra de Office por segundo.

Para el Charter College en Anchorage, Alaska la suite de Microsoft Office es usada por el 80% de los negocios a nivel global, popularidad que debe a la simplicidad de sus herramientas y su grado de integración.

Excel, PowerPoint y Access son parte de los programas más populares dentro de la suite Microsoft Office, tan usados como su procesador de texto Word.

Un tema aparte de las bondades de Office es su variedad de opciones de extensiones de archivo. Son tan específicas que pueden llegar a ser confusas tanto para los usuarios nuevos como para los experimentados por igual.

Un conocimiento general de los usos básicos de cada tipo de extensión de archivo Excel, PowerPoint, Access y Word es ventajoso pues ayudar a mejorar la productividad de los usuarios.

Adentrémonos en las particularidades de las extensiones para Excel, PowerPoint y Access.

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La suite de Microsoft Office

Excel, PowerPoint y Access vienen como un paquete asociado con la suite Microsoft Office. Los puedes adquirir a través de distintos medios, uno de ellos a través del portal oficial de Microsoft.

En cuanto a Office Profesional tienen a disposición cierta variedad entre las que puedes encontrar: Office empresarial y Office para hogares; esta última incluye a Office para estudiantes y formadores. Muy aparte está la versión de Office para MAC.

Todas ellas se ofrecen en dos modalidades: Compra única y servicio 365.

El paquete Office, es la modalidad de compra única como por ejemplo el Office 2019.

La versión “Office 365” consiste en un servicio por suscripción que incluye las novedades de un Terabyte de almacenamiento en OneDrive, 60 minutos libres de Skype al mes, actualizaciones automáticas y un soporte en línea instantáneo ya sea por chat o llamadas telefónicas.

Las versiones de Office desde el 2007 en Windows (2007, 2010, 2013, 2016 y 2019) y sus análogas en Mac (2008 y 2011) pueden abrir y editar sin inconvenientes sus archivos Office, incluso aquellos archivos creados en versiones como Office 365. No obstante, versiones anteriores al 2007 requerirán instalar un complemento de compatibilidad.

La versión más simple y económica de Office es “Office Hogar y Estudiantes”. Está disponible por una compra única de USD 150 e incluye Word, Excel y PowerPoint. Otras versiones más completas incluyen: Outlook, Publisher y Access.

Cada aplicación ayuda a mejorar los resultados y la eficiencia a lo largo de diversos tipos de proyectos académicos, personales o de negocios.

La próxima versión de Microsoft Office se esperaría para el 2022. La versión 2019 fue lanzada en septiembre del 2018.

Microsoft Excel

Excel es el procesador de hojas de cálculo casi universal.

La primera versión para Windows nace en 1987. Originalmente para competirle a Lotus, programa para la época dominante en el campo, hasta superarlo en cuestión de un par de años.

Excel es un programa de hoja de cálculo que cuenta con herramientas avanzadas, estas utilizan capacidades gráficas, de cálculo y programación de macros, entre otras características.

La última versión de Excel promete una inteligencia mejorada que toma base en los patrones del usuario y propone una organización de datos en aras de ahorros de tiempo.

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Microsoft PowerPoint

El consentido de los estudiantes y demás ambientes académicos. Microsoft PowerPoint es un programa de presentaciones que muestra varios tipos de archivos multimedia, incluyendo texto, fotos y películas.

Todo usuario de PowerPoint conoce sus ventajas a la hora de combinar texto con imágenes, gráficos, sonido y otros contenidos audiovisuales para hacer todo tipo de presentaciones.

La última gama de PowerPoint hace gala de un mejorado diseño de plantillas, animaciones e íconos 3D.

Microsoft Access

Tal vez no tan usado como las tres aplicaciones básicas de Office.

Microsoft Access es un programa de gestión de bases de datos capaz de vincular su propio sistema de base de datos al de otras aplicaciones.

En otras palabras la principal utilidad de Access es almacenar datos en su propio formato de motor de base “Access Jet” para crear informes o menús de datos con el potencial de ser vinculados con otras aplicaciones.

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Microsoft Word

¿Quién no conoce al procesador de texto de Microsoft? Más allá de Windows es el verdadero “padrino del mouse”.

Aparece integrado al sistema operativo MS-DOS en 1983. La versión Word 1.0 se podía comprar con un mouse de obsequio. Word para Macintosh aparece en 1985 y fue la primera versión gráfica.

Originalmente los archivos de Word implementaron la propiedad o extensión .doc en sus documentos, hasta que en 2007 Microsoft se inclina por la propiedad Office Open XML, bajo promesa de formato abierto y buscando alinearse a estándares de la Asociación Europea de Fabricantes de Computadoras (ECMA).

Extensiones de archivo para Excel, PowerPoint y Access

El sitio oficial de Microsoft nos ofrece una buena descripción sobre las extensiones de archivo admitidas para sus productos.

Las extensiones para archivos de Excel

Previo al 2007 la propiedad de archivo estándar de Excel era la extensión .xls y .xlt o formato de archivo binario para los libros de Excel.

Hoy en día Excel posee cinco extensiones o propiedades de sus archivos: .xltx, .xlsx, .xlsm, .xltm y .xlam. Hablemos un poco de cada una:

• .xltx: Es el formato de archivo predeterminado para una plantilla de Excel que aplica para cualquier versión desde el 2007. No soporta hojas de trabajo con macro VBA (Visual Basic) y hojas de marcos de Excel4.0  
• .xlsx: Es la hoja de cálculo en formato abierto XML. Una versión ISO estricta del formato de archivo de Excel Work-book (hoja de trabajo).
• .xltm: Es el formato de extensión predeterminada de Excel habilitada para macros.
• .xlsm: Es el formato de archivo tipo XML habilitado para macros, compatible con documentos hechos desde la versión 2007.
• .xlam: Son extensiones de Excel que operan con algún un complemento, pues estos ocupan algún código adicional.  

Ten la previsión de que las extensiones de libro de trabajo estándar de Excel son .xlsx y la .xltx, pero no son capaces de guardar proyectos en Visual Basic (VBA) u hojas con macros.

Para guardar proyectos y hojas VBA, debes usar las extensiones .xlsm y .xltm las cuales soportan macro de Excel 4.0. Recuerda entonces que las extensiones terminadas en “m” (.xlsm y .xltm) permiten guardar plantillas con esta información.

Extensión .xlam y los complementos de Excel

Los complementos de Excel son “programas complementarios” que utilizan la extensión de archivo .xlam.

Ejemplos de complementos son el Solver muy usado para investigación operativa y las herramientas para análisis tan aplicadas para la estadística. Dedicamos el par de párrafos a continuación por lo útil que resultan estos complementos de Excel:

Los complementos normalmente se presentan al extremo derecho del menú “Datos”. Si no tienes alguno disponible debes ir al menú “Archivo”, luego elegir “Opciones” y en el cuadro emergente seleccionarás “Complementos”.

Al final encontrarás la barra que dice “Administrar” seleccionas “Complementos de Excel” y das Clic al botón “Ir”.

Aparecerá un pequeño cuadro de diálogo donde solo debes seleccionar el complemento que deseas activar.

El formato .xlam es capaz de almacenar datos, soportar macros y proyectos VBA.

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Extensiones de PowerPoint

Versiones previas al 2007, entre ellas PowerPoint 97 y 2003 usaban la extensión .ppt. Hoy tenemos unas siete extensiones de archivos de PowerPoint. Hablemos un poco de cada una:

• .pptx: Es la extensión de archivo por defecto para PowerPoint para versiones a partir del 2007, aplica tanto para presentaciones con imágenes como para versiones ISO del formato.
• .potx: Es el formato de archivo predeterminado para PowerPoint.
• .pptm: La extensión para PowerPoint habilitada para presentación de macros y proyectos VBA.
• .potm: Es la plantilla de PowerPoint habilitada para macros. 
• .ppam: Extensión de PowerPoint cuando los documentos o archivos contienen algún complemento. Compatible para código de aplicaciones de Visual Basic (VBA) y características especializadas.
• .ppsx: Es el “Show” de PowerPoint, una presentación que se abre instantáneamente en zoom de presentación “F5” o presentación en vista de diapositivas.   
• .ppsm: Presentación en vista de diapositivas para macros.  

De modo que recuerda: La extensión de PowerPoint para presentación estándar es la .pptx. Sin embargo, no puede almacenar ajustes de acciones o proyectos VBA.

Toma la previsión de usar las extensiones .pptm y .potm para guardar macros o proyectos de Visual Basic.

Las presentaciones de PowerPoint creadas para ejecutarse como un programa adicional o complemento usan la extensión .ppam.

El formato .ppsx también es llamado “diapositivas automatizadas” de PowerPoint, no tienes necesidad de hacer ajustes para que al solo ejecutarla aparezca en modo presentación de diapositivas, pero ten en cuenta que no soporta macros. Si la diapositiva contiene un proyecto VBA, debes usar la extensión .ppsm.

Extensiones o propiedades de archivos Access

Antes de la versión 2007 de Microsoft Access, la extensión de archivo principal era el formato .mdb. Versiones posteriores usan la extensión .accdb.

Este nuevo formato permite diversas características mejoradas. Los campos de múltiples valores simplifican el almacenamiento de opciones múltiples de usuario al no requerir un diseño de bases de datos avanzado.

La extensión .accdb también mejora el cifrado, el rastreo de historial y la integración con otros productos Microsoft.

Los tipos de datos adjuntos limitan el crecimiento de una base mientras permiten el almacenamiento de todas las formas de archivos binarios y documentos.

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Extensiones de Word

El procesador de textos de Microsoft también posee sus extensiones de archivo propias. Versiones anteriores al 2007 usaban las extensiones .dot y .doc o formato de archivo binario para Word 97-Word 2003.

Ahora entre las más comunes extensiones de Word tenemos:

• .docx: Es el formato de archivo basado en XML estándar para Word. Se ajusta también al perfil estricto del estándar Open XML (ISO)
• .docm: Es la extensión de documentos de Word habilitados para macros.
• .dotm: Otra plantilla de Word habilitada para documentos con macros. De acuerdo con el sitio oficial de Microsoft. Los usuarios que busquen incluir personalizaciones  UI o macros en sus plantillas deben usar este formato de archivo.  
• .dotx: Extensión de Word para crear archivos compatibles con versiones desde el 2007 que no contengan macros.

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