Cómo crear una libreta de direcciones en Excel
Las hojas de cálculo son una manera ideal de mantener las informaciones de contactos. En lugar de anotar las direcciones en una libreta tradicional, crea una en Microsoft Excel 2007 para almacenar los datos. Tener una libreta de direcciones en este programa te permite añadir y eliminar las informaciones fácilmente y mantener todo muy organizado. Usar esta libreta en Excel es el primer paso para crear etiquetas de direcciones, cartas y sobres. Su creación sólo implica dos procedimientos básicos: establecer las columnas correspondientes e introducir la información.
Abre Microsoft Excel 2007.
Agrega un título en la parte superior de la hoja de cálculo para saber qué contiene. Quizás necesitas crear una libreta para uso personal y otra para los negocios; el título te ayudará a distinguir una de la otra. Usa las herramientas de la barra correspondiente para poner el título en negro y con una fuente más grande.
Salta un par de líneas para crear las columnas de la libreta. Usa los siguientes encabezados de columna: nombre, ciudad, estado, código postal, número telefónico, número de fax y dirección de correo electrónico. Coloca estos títulos en las columnas de la A a la H, respectivamente. Es más fácil leer la información cuando todo está en columnas separadas.
Resalta la fila de encabezados de las columnas haciendo clic en el número de fila que se encuentra a la izquierda. Usa las herramientas en la barra superior para centrar y poner en negro los títulos.
Introduce la información en cada columna. Esto podría tomar un tiempo, pero sólo tendrás que colocar todo en Excel una vez; después, simplemente tendrás que agregar gente nueva y actualizar la información. Si te faltan algunos datos, simplemente deja la celda en blanco. Asegúrate de usar las dos letras postales para abreviar los estados.
Formatea el texto en la columna del código postal. Resalta todo el texto de la columna (pero no el título). Haz clic derecho y cuando esté todo resaltado selecciona "Formato de celdas". En la ficha de "Número", haz clic en "Especial" en el cuadro de "Categoría". En el cuadro "Tipo", haz clic en "Código postal" o "Código postal+4). Selecciona "Aceptar". Esto hará que todos los códigos postales tengan el mismo aspecto.
Dale forma al texto en la columna del número telefónico. Resalta el texto, excepto el título. Haz clic derecho y selecciona "Formato de celdas". En la ficha "Número", elige "Especial" del cuadro de "Categoría". En el cuadro de "Tipo", haz clic en "Teléfono". Presiona "Aceptar". Todos los números de teléfono tendrán el mismo formato.
