Cómo crear hojas de cálculo de inventarios
Cuando administras un pequeño negocio y manejas tus propios asuntos de contabilidad, una de las tareas más difíciles de gestionar es tu inventario. Los productos se van, los artículos vienen y, antes de que te des cuenta, no tendrás idea de lo que conservas en tu inventario. Al final del año fiscal debes saber qué tienes en el inventario para poner en orden tus libros y completar tu declaración de impuestos. La mejor manera de llevar un control de tus existencias es crear hojas de cálculo de inventarios en Excel.
Abre una nueva hoja de cálculo de Microsoft Excel y crea una nueva hoja de trabajo por cada producto en tu inventario (haz clic con el botón derecho en las pestañas de la parte inferior para renombrar las hojas de trabajo y crear nuevas). Por ejemplo, si vendes camisetas, debes tener una hoja de trabajo por cada estilo y color de camiseta que vendas. La regla general es, si pagas un costo de manufactura diferente por un artículo, necesitas crear una hoja de trabajo diferente para él.
Comienza creando columnas descriptivas en cada hoja de trabajo. Inicia con la fecha de transacción, luego el número de artículo, el tamaño (si aplica), una descripción general del artículo y luego una descripción general de la transacción.
Usa las columnas finales de tu hoja de cálculo para la información numérica. Etiqueta una columna para el número de artículos que fueron ordenados o enviados en cada transacción, etiqueta la siguiente para el precio con el que el artículo fue vendido (o el costo de cada uno si fue una orden nueva), la venta total (el número de artículos multiplicado por el precio al que se vendió) y luego una lista actual del número de artículos que tienes en tu inventario. Puedes crear una fórmula simple en Excel para restar el número de unidades vendidas del inventario total anterior listado en la línea previa. Por ejemplo, si introduces una nueva transacción en la línea 7 con la columna H para las unidades restantes en el inventario y D como los artículos vendidos en dicha transacción, la fórmula sería H7 = H6 - D7 (H6 es la celda del inventario total restante de la línea anterior).
Introduce cada nueva transacción conforme se lleve a cabo o reúne todas al final de una semana laboral. Por ejemplo, una línea de tu hoja de cálculo de inventarios debe decir Fecha: 12/1/2008; Artículo #: 10385; Tamaño: Pequeño; Descripción del artículo: Camiseta de bebé; Transacción: vendida a un usuario de Internet; # Usado: 10; Precio de venta unitario: $10; Venta total: $100; Unidades restantes: 1,000.
