Cómo crear etiquetas utilizando Microsoft Word y Excel

Por lisa hall

Ingresar de datos en Excel

Abre un documento en blanco en Microsoft Excel.

Crea encabezados de columna. En la primera fila (Fila 1), escribe los encabezados de columna de los datos. Por ejemplo, si vas a crear etiquetas postales, tus títulos pueden ser "Nombre", "Dirección", "Ciudad", "Estado" y "Código postal". Cada uno debe estar en su propia columna. Utilizando este ejemplo, la columna 1A sería "Nombre", la columna 1B sería "Dirección", la columna 1C sería "Ciudad" y así sucesivamente.

Ingresa tus datos. Una vez que hayas creado los encabezados de columna, puedes introducir tus datos empezando en la Fila 2. Utiliza tantas filas como sea necesario para tus datos.

Guarda los datos y cierra el documento.


Crear etiquetas en Word

Abre un documento en blanco en Microsoft Word.

Haz clic en la pestaña "Correspondencia" y, a continuación, haz clic en "Etiquetas".

Selecciona el tipo de etiqueta que deseas crear. Después de hacer clic en "Etiquetas", aparecerá un cuadro de diálogo. Haz clic en "Opciones" y selecciona la etiqueta que deseas utilizar. Por ejemplo, si adquiriste etiquetas postales 5260 de Avery en tu oficina local de insumos de computación, es aquí donde puedes elegir esta etiqueta. Bajo el título "Marca de etiquetas", deberás seleccionar "Avery US letter". Luego, para el "Número de producto", debes seleccionar "5260". Cuando hayas terminado, haz clic en "Aceptar" y, a continuación, haz clic en "Nuevo documento". Aparecerá un documento nuevo del tamaño de las etiquetas que seleccionaste.

Selecciona los datos para importar. En "Correspondencia", haz clic en "Seleccionar destinatarios" y luego en "Usar lista existente". Accede a tus archivos para seleccionar el título del documento de Excel que creaste. Haz clic en "Abrir" y aparecerá un cuadro de diálogo preguntándote si deseas seleccionar una "hoja". A menos que hayas utilizado más de una hoja en tu documento de Excel, puedes simplemente seleccionar "Hoja 1". Haz clic en "Aceptar". Después de hacer clic en Aceptar, puede parecer que no sucedió nada, pero tus datos ya fueron seleccionados.

Haz clic en "Insertar campo de combinación". Éste es el lugar donde colocarás los encabezados de la columna que creaste. Utilizando el ejemplo anterior, haz clic en los encabezados como "Nombre", "Dirección" y así sucesivamente. Por favor ten en cuenta que al insertar estos encabezados, deberás colocarlos exactamente de la misma forma en que deseas que aparezcan. Para una etiqueta postal, podrías insertar el encabezado "Nombre" en primer lugar y luego hacer clic en "Intro". En la línea siguiente insertarías el encabezado "Dirección" y luego harías clic en "Intro". En la línea siguiente, deberías insertar la "Ciudad" y agregar una coma y un espacio antes de insertar el "Estado". De este modo es cómo debería verse una etiqueta postal típica: "Nombre" "Calle" "Ciudad", "Estado" "Código postal".

Haz clic en "Actualizar las etiquetas". Los encabezados aparecerán en cada etiqueta en el documento.

Haz clic en "Pre visualizar resultados". A continuación, podrás visualizar cómo se verán tus etiquetas cuando se importen los datos. Si quieres realizar algún cambio, haz clic de nuevo en "Pre visualizar resultados" y podrás volver y hacer los cambios necesarios.

Finaliza la combinación. Cuando hayas terminado de editar las etiquetas, haz clic en "Finalizar y combinar" y selecciona "Editar documentos individuales". Aparecerá un cuadro de diálogo. Selecciona "Todos" y los datos serán importados a un documento nuevo.

Guarda tus documentos. Las etiquetas están ahora listas para ser impresas.