Cómo construir un diccionario de datos en Access

Un diccionario de datos contiene datos sobre los datos.
Por misty s. bledsoe

Paso 1

Abre el programa Microsoft Access. Ubica la tira de menú por la parte superior de la página y elige la opción "Archivo". Haz clic en "Nuevo" y luego en "Base de datos en blanco". Aparecerá una base de datos nueva en blanco. Haz clic en "Archivo" nuevamente y luego en "Guardar como". Escribe el nombre de tu base de datos en el recuadro de "Nombre de archivo" y luego haz clic en "Guardar".


Paso 2

Haz clic en la base de datos en blanco debajo de la primera columna etiquetada como "Agregar nuevo campo". Escribe "El nombre de la tabla", "Nombre de atributo", "Contenidos", "Tipo", "Formato", "Rango", "Requerido" y "PK", presionando la tecla "Tab" entre cada una. "PK" quiere decir "tecla principal (primary key)". Es una campo que le permite a la base de datos saber qué utilizar como punto de anclaje cuando organiza la información durante la búsqueda del usuario en la base de datos.


Paso 3

Haz clic en "Archivo" y luego "Guardar" para guardar tu trabajo. Haz esto periódicamente mientras construyes el diccionario de datos.


Paso 4

Coloca tu cursor nuevamente en el primer campo de "Nombre de tabla" y debajo escribe el nombre de tu base de datos. Si estás construyendo una para contener la información de cuentas de clientes, podrías llamar "Cuentas". Tabula sobre "Nombre atributo" y escribe los campos de nombres que quieras. Por ejemplo, usa "Nombre" o "Apellido". Los identificadores que pongas serán utilizados como identificadores dentro del programa. El programa en general no permite colocar espacios entre los nombres variables. Los nombres de identificación parecen "normales" al usuario en cualquier interfaz gráfica. Usa la flecha hacia abajo de tu teclado para enumerar cada nombre de atributo.


Paso 5

Coloca el cursor nuevamente en la primera línea y tabula sobre la sección "Contenidos". Ahí estará la información de referencia. Para "Nombre" podría decir algo similar a "Nombre del cliente". Usa la flecha hacia abajo de tu teclado para completar la información al lado de cada característica de atributo.


Paso 6

Coloca el cursor nuevamente en la primera línea y tabula una o más veces hacia la columna "Tipo". Completa cada tipo para cada nombre de atributo. Algunos ejemplos podrían ser "número", "fecha" o "calidad". Repite este proceso para cada columna restante. Los ejemplos de formatos podrían incluir "9999" o "999-99-9999" o "mm/dd/yyyy" o “9,999,999” y “99.99.”


Paso 7

Establece el campo "Rango" que describirá los rangos aceptables para cantidades o fechas. Probablemente no necesites completar esta columna para cada nombre de atributo ya que a veces no es aplicable.


Paso 8

Completa la columna "Requerido" con un simple campo de "sí" o "no". Si se requiere que un usuario ingrese un campo particular entonces coloca "s" ("y" por "yes" en inglés) y si no coloca "n".


Paso 9

Selecciona en qué campos "PK" al lado. Sólo coloca "PK" al lado de los campos que la base de datos use para buscar información. Por ejemplo, si quieres que la base de datos busque por el nombre y apellido, tendrás que colocar "PK" al lado de estos campos.


Paso 10

Cierra el programa Microsoft Access cuando hayas terminado.

Referencias